Jak zamknąć problematyczne dokumenty eksportowe SAD (EX-1) w przypadku braku towaru i odzyskać podatek VAT

Zdarza się, że towar już dawno opuścił fizycznie terytorium Unii Europejskiej, a zgłoszenie wywozowe nadal pozostaje niezamknięte. Sprzedawca nie może uzyskać potwierdzenia wywozu, a co za tym idzie — nie może odzyskać ani skorygować podatku VAT. Przyjrzyjmy się, dlaczego tak się dzieje, co należy zrobić w takiej sytuacji i na ile realne jest zamknięcie dokumentów, skoro samego ładunku już nie ma.

Jeśli jeszcze nie czytali Państwo naszego artykułu „Czym różni się Tax Free od SAD (EX-1) i czym jest IE599”, zalecamy najpierw się z nim zapoznać – pomoże to lepiej zrozumieć kontekst.

Czemu deklaracja eksportowa może pozostać niezamknięta

Deklaracja eksportowa na formularzu EX-1 (EX-A) jest sporządzana w ramach jednolitego dokumentu SAD za pośrednictwem europejskiego systemu elektronicznego AES (Automated Export System). Po przekroczeniu granicy UE i opuszczeniu jej terytorium przez ładunek system powinien automatycznie wygenerować komunikat elektroniczny IE599 — oficjalne potwierdzenie faktu wywozu. To właśnie na podstawie tego komunikatu sprzedawca ma prawo zastosować zerową stawkę VAT lub uzyskać zwrot już zapłaconego podatku.

Problem polega na tym, że w rzeczywistości komunikat IE599 czasami nie jest generowany, mimo że towar fizycznie od dawna znajduje się na Ukrainie lub w innym kraju poza UE. Przyczyny mogą być różne:

• pracownik urzędu celnego na przejściu granicznym popełnił błąd lub zapomniał wprowadzić dane dotyczące ładunku do systemu elektronicznego podczas kontroli;

• wystąpiła awaria techniczna w samym systemie celnym;

• deklaracja została sporządzona z rozbieżnościami, przez co system nie był w stanie automatycznie dopasować ładunku do dokumentów przy wyjeździe;

• dokumenty zaginęły jeszcze przed przekroczeniem granicy, a celnik przy wyjeździe fizycznie nie był w stanie ich zweryfikować.

W rezultacie formalnie zgłoszenie pozostaje otwarte, numer MRN istnieje, ale brakuje potwierdzenia IE599. W związku z tym sprzedawca nie może uzyskać zwrotu podatku VAT, mimo że towar został sprzedany już dawno temu i znajduje się u nabywcy.

Czy można zamknąć deklarację (potwierdzić eksport), jeśli towaru nie ma już na terytorium UE?

Tak, taka możliwość istnieje, ale każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie — nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Bez fizycznej obecności towaru odzyskanie podatku VAT jest trudniejsze niż w standardowej sytuacji, ale w praktyce jest to całkowicie możliwe.

Co należy przygotować w pierwszej kolejności

Aby ocenić perspektywy konkretnego przypadku, potrzebujemy następującego zestawu informacji i dokumentów:

• faktura za towar wywieziony z UE, zawierająca kody celne;

• kraj sprzedaży i kraj zakupu towaru — jeśli informacje te nie figurują na fakturze;

• data płatności oraz potwierdzające dokumenty bankowe (wyciąg, zlecenie płatnicze), o ile się zachowały;

• waga i objętość ładunku;

• wszelkie dodatkowe dokumenty dotyczące ładunku — jest to szczególnie ważne w przypadku produktów podlegających akcyzie, towarów markowych, chemikaliów, leków, produktów spożywczych, materiałów łatwopalnych, produktów rolnych oraz innych kategorii objętych specjalnym reżimem.

Ważna zasada: nie wolno wprowadzać zmian w oryginalnych dokumentach. Nie można zmieniać kwot zakupu, wysokości podatku ani żadnych innych informacji w już wystawionych dokumentach — nie rozwiąże to problemu, a stworzy nowy, znacznie poważniejszy.

Główne sposoby rozwiązania problemu niezamkniętej deklaracji eksportowej

1. Ponowne zwrócenie się do europejskich organów podatkowych i celnych

Pierwszym i najwłaściwszym rozwiązaniem jest bezpośrednie zwrócenie się do europejskich organów podatkowych oraz prawidłowe, ponowne złożenie dokumentów potwierdzających fakt zakupu towaru w UE oraz jego faktyczny wywóz poza terytorium Unii Europejskiej. Jeśli uda się zebrać kompletny i spójny pakiet dowodów (faktura, potwierdzenia bankowe, dane dotyczące wagi i objętości, a w miarę możliwości — również pośrednie dowody przekroczenia granicy), służby celne mogą z mocą wsteczną potwierdzić wywóz i wygenerować brakujące zgłoszenie IE599.

2. Sprawdzenie i poprawienie danych bezpośrednio na przejściu granicznym

Drugą opcją jest próba zamknięcia zgłoszenia (potwierdzenia eksportu) w imieniu europejskiego dostawcy bezpośrednio przez przejście graniczne, na którym ładunek przekroczył granicę. Co dziwne, dość często okazuje się, że pracownik urzędu celnego po prostu nie wprowadził danych dotyczących ładunku do elektronicznej bazy danych podczas faktycznej kontroli — z powodu zwykłej nieuwagi lub awarii systemu. W takim przypadku wystarczy przejrzeć archiwum przekroczeń granicy w konkretnym punkcie granicznym z odpowiedniej daty i porównać je z Państwa dokumentami, aby odtworzyć brakujący wpis.

3. Wykup towaru problemowego na bilans naszej firmy

Istnieje również trzecie, bardziej radykalne rozwiązanie: możemy wykupić towar problemowy (a dokładniej – same dokumenty dotyczące tego towaru – fizycznie ładunek w tym momencie najczęściej znajduje się już od dawna u odbiorcy końcowego) na bilans naszej firmy. Rozwiązanie to całkowicie zwalnia pierwotnego sprzedawcę z wszelkich zobowiązań podatkowych, w tym z naliczonego podatku VAT, ponieważ to my, jako nowy formalny właściciel towaru zgodnie z dokumentami, zajmujemy się zamknięciem procedury eksportowej.

Czy zwrot podatku VAT jest realny w przypadku braku towaru

Praktyka pokazuje, że przy posiadaniu choćby podstawowego pakietu dokumentów (faktura, dane dotyczące płatności, waga i objętość ładunku) szanse na zamknięcie deklaracji eksportowej i odzyskanie podatku VAT są dość wysokie, nawet jeśli sam towar fizycznie nie znajduje się już na terytorium UE. Im pełniejsze i dokładniejsze są dokumenty źródłowe, tym szybciej i pewniej przebiega procedura.

Koszt naszej pomocy wynosi około 10% kwoty netto z faktury. Dokładna stawka procentowa i terminy zależą od stopnia złożoności konkretnego przypadku: kategorii towaru, czasu, jaki upłynął od wywozu, kompletności zachowanych dokumentów oraz kraju, w którym sporządzono pierwotną deklarację.

Dodatkowo: transport towaru, nawet w przypadku utraty dokumentów

Warto podkreślić: organizujemy transport praktycznie każdego towaru przez granicę Unia Europejska – Polska – Ukraina własnym transportem „pod klucz”, nawet jeśli w momencie wysyłki nie dysponują Państwo dokumentami eksportowymi niezbędnymi do przekroczenia granicy. W takiej sytuacji możemy odtworzyć lub ponownie wystawić niezbędne dokumenty równolegle z organizacją samego transportu.

Często zadawane pytania

Ile czasu zajmuje rozwiązanie problemu związanego z deklaracją?

Zależy to od konkretnego przypadku — od kilku dni, jeśli problem wynika z banalnego błędu technicznego na granicy, do kilku tygodni, jeśli konieczne jest ponowne zwrócenie się do organów podatkowych z pełnym pakietem dowodów.

Co zrobić, jeśli nie zachowały się bankowe dokumenty potwierdzające płatność?

Komplikuje to sprawę, ale nie sprawia, że staje się ona niemożliwa do rozwiązania. W takim przypadku będziemy opierać się na fakturze, korespondencji ze sprzedawcą oraz wszelkich innych pośrednich potwierdzeniach faktu zakupu i płatności — konkretny zestaw dokumentów jest oceniany indywidualnie.

Czy można zamknąć deklarację, jeśli towar został już odsprzedany końcowemu nabywcy na Ukrainie?

Tak, fizyczna obecność towaru w momencie złożenia wniosku nie jest konieczna. Istotny jest sam fakt, że towar opuścił kiedyś terytorium UE i że fakt ten można potwierdzić dokumentami.

Czy istnieje ryzyko, że nie uda się w ogóle zamknąć deklaracji?

Takie ryzyko istnieje, zwłaszcza jeśli zachowało się bardzo mało dokumentów lub występują w nich poważne rozbieżności. Dlatego zawsze najpierw oceniamy konkretny przypadek, a dopiero potem podajemy realistyczne szanse i koszt usługi.

Co się stanie, jeśli z mocą wsteczną zmienimy kwotę na fakturze, aby „dopasować” dokumenty?

Nie wolno tego robić pod żadnym pozorem. Rozbieżności między zmienionym a oryginalnym dokumentem (który mógł już zostać gdzieś zarejestrowany — w banku, u przewoźnika lub w samym urzędzie celnym) praktycznie na pewno doprowadzą do odmowy zwrotu podatku VAT i mogą spowodować dodatkowe problemy z organami podatkowymi.